Comment M-Files répond aux enjeux de : propagation de l'IA, sécurité, no-code...

Nicholas Child est le Regional Vice President France chez M-⁠Files. Fondateur et PDG de Nikec Solutions et plus récemment de Hubshare, Nicholas a plus de 25 ans d’expérience entrepreneuriale dans le secteur de la technologie, notamment en France, au Royaume-⁠Uni et en Asie, développant et fournissant des solutions logicielles pour les cabinets de conseil, d’audit, comptables, fiscaux et juridiques à l’échelle internationale.

Nicholas a rejoint M-⁠Files en 2021 suite à l’acquisition de Hubshare et est aujourd’hui responsable de l’accélération de la croissance de M-⁠Files en France.

La puissance des solutions M-Files repose sur l’usage des métadonnées. Comment générer les bonnes métadonnées sur chaque document ? L’IA peut-elle contribuer ?

Les métadonnées peuvent être réparties en plusieurs catégories. La première catégorie de métadonnées consiste à indexer des détails sur le document lui-même. Quel est le type de document, qui l'a créé, quand a-t-il été modifié pour la dernière fois ?

La deuxième catégorie concerne le contexte métier. À quel processus métier ou activité ce document fait-il référence ?

La troisième catégorie est celle du workflow ou du statut. Ce document a-t-il été approuvé ? Quelle est la prochaine personne à intervenir ?

Une grande partie de ces métadonnées est facile à automatiser et à enregistrer dans le contexte de l'activité de l'utilisateur. Par exemple, si l'utilisateur travaille sur un projet et crée un nouveau document basé sur un modèle, nous connaissons déjà le contexte métier, le type de document et le workflow associé au projet. Certaines métadonnées peuvent être extraites du document à l'aide de l'IA, comme les termes d'un contrat, et d'autres parties peuvent être laissées à l'utilisateur final, comme des "mots clés" supplémentaires qui aideront à retrouver le document ultérieurement.

Comment un utilisateur peut-il retrouver tous les documents pertinents à sa recherche ? Utilisez-vous un moteur NLP pour faciliter cette recherche ?

La recherche traditionnelle se base sur la correspondance entre les mots-clés de la recherche et le contenu de M-Files. Les résultats sont ensuite classés en fonction de différentes catégories telles que la précision de la correspondance, la récence ou la popularité. Enfin, l'utilisateur peut affiner la recherche à l'aide de filtres pour ne rechercher que certains types d'informations, comme les notes de réunion ou les informations relatives à un client spécifique.

L'IA générative complète cette approche traditionnelle en ne se contentant pas de trouver des documents correspondant à la recherche, mais en apportant directement une réponse à une question.

Sur quel périmètre une recherche s’effectue-t-elle ? Comment accéder à des documents gérés par d’autres applications (CRM, ERP, etc..) ?

M-Files recherche tous les documents et toutes les données auxquels l’utilisateur a accès, qu’ils se trouvent soit dans M-Files, soit dans des systèmes connectés. Les données métier telles que les dossiers clients du CRM, sont synchronisées via les intégrations normales. Les documents sont intégrés à l'aide de connecteurs de référentiel qui permettent d'indexer ceux qui ne sont pas stockés dans M-Files.

Comment gérez-vous la sécurité des accès aux documents ?

M-Files possède un modèle de gestion des autorisations unique qui permet d'automatiser les habilitations en fonction de n'importe quel critère pertinent pour l'organisation. Ce système est dynamique, de sorte que lorsque l'un des critères change, l'accès est immédiatement mis à jour.
Voici quelques exemples de ce que cela donne en pratique. Une organisation peut vouloir que tous les contrats soient visibles par le chef d'entreprise et l'équipe juridique, le critère étant alors le type de document.

De même, tous les documents relatifs à un projet peuvent être édités par l'équipe du projet et revus par l'équipe du client, le critère étant dans ce cas le contexte métier.

Enfin, une proposition d'investissement peut d'abord être visible par son auteur, puis, lorsqu'elle est prête, par son responsable et, lorsqu'elle est approuvée, par le comité d'investissement. Dans ce cas, c'est la phase du processus métier qui définit les autorisations.

La définition des workflows documentaires se fait-t-elle en mode No-Code / Low-Code ?

M-Files dispose d’un créateur de workflow graphique qui propose un certain nombre de fonctionnalités sans codage. Les workflows peuvent avoir des éléments déclencheurs, des actions ainsi que des conditions préalables et postérieures, qui ont tous un impact sur les informations et les documents. Par exemple, lorsqu'un document est approuvé, il peut être automatiquement converti en PDF et publié sur un portail client. Ou encore, une mission peut être acheminée vers une équipe en fonction de son sujet.

M-Files permet également d'étendre les fonctionnalités intégrées avec des solutions tierces, des intégrations sans code ou du code traditionnel.

Avec M-Files, le travail collaboratif sur un document est-il plus simple qu’avec des solutions de partage de documents des leaders du marché ?

La plupart des logiciels cloud de gestion documentaire fournissent des liens qui permettent de relire, éditer et même co-écrire des documents. M-Files est peut-être plus intégré que certaines applications, puisque nous sommes embarqués dans les plateformes telles que Microsoft 365 et Salesforce, ce qui rend transparente l’expérience utilisateur.

M-Files est doté de fonctionnalités collaboratives uniques, lorsque la collaboration est plus structurée, liée à un processus métier en particulier, ou lorsqu’elle implique des interlocuteurs externes.

En pratique, M-Files fournit une source unique de vérité, peu importe qui accède à l’information et d’où. D’autre part, M-Files facilite la collaboration avec des workflows, des affectations, des notifications, l'historique des versions, des commentaires, etc.

Quelles sont les étapes à réaliser pour déployer facilement M-Files dans un SI existant ?

Pour qu'un changement d'outils, de processus ou de méthodes de travail soit couronné de succès, il faut que les décideurs et les personnes qui seront impactées par le changement y adhèrent. S’il ne soulage pas les équipes ou qu’il n’y a pas d'amélioration évidente du statu quo, même un déploiement bien exécuté peut échouer.

Une fois l'adhésion obtenue, l'exécution consiste à cartographier l'état actuel, à concevoir l'état futur, à communiquer avec diligence et accompagner le changement pour toutes les équipes impactées tout au long du processus. La plupart du temps, les problèmes relatifs aux "projets informatiques" ne sont pas dus aux technologies, mais aux personnes.

Une tactique souvent utilisée dans les déploiements de M-Files est une "migration douce" où la méthode de travail actuelle reste disponible en tant que sauvegarde pendant un certain temps, pour s'assurer que les gens sont à l'aise avec la nouvelle méthode avant qu'elle ne devienne la norme.

Quels défis restent encore à relever pour faire encore évoluer la richesse fonctionnelle des solutions M-Files ?

Rien n’est jamais figé et le changement est la seule constante. Et il y a toujours plus d'idées que de temps pour les mettre en œuvre. Ainsi, en permanence, M-Files étudie les avancées technologiques les plus importantes et les met en œuvre au service de l’amélioration continue.

Aujourd'hui, notre attention se porte sur l'IA, l'expérience utilisateur, l'expérience développeur et le cloud. Demain, la liste pourrait être différente.

M-Files s'efforce d'être le leader sur son segment de marché, ce qui signifie s’améliorer sans cesse, innover et mettre à exécution ses plans sans relâche.